企業の印象を大きく左右する電話応対

電話をかけたとき、対応してくれた相手の印象によって第一印象が決まると言っても過言ではありません。企業にとっても顧客や得意先に好印象を与えるためには、電話対応が重要な意味を持ってくると言えます。

電話応対を電話代行業者に委託するメリット

顧客や取引先に好印象を与えられる

横浜で依頼することができる電話代行のスタッフは専門の教育研修を受けていますので、顧客や取引先に対して安定した対応が行えます。それが安心感や好感度にもつながります。

時間を有効活用できる

仕事中に電話がかかってくるとそれを中断して電話に出る必要が出てきてしまし、作業効率が低下してしまいます。電話代行サービスを利用すると業務に集中でき、作業効率アップや残業削減にもつながります。

人件費の大幅削減効果

電話対応のスタッフを会社で雇用すると教育費や人件費といったコストがかかってしまいます。電話代行は教育費や人件費をかけなくても、高品質の電話対応サービスが受けられます。

電話の転送方法が選べるようになっている

電話をかけてきた相手によっては、社員に電話を転送してもらえるようにしておくことが可能です。会議中でもメールや電話で緊急性を確認してくれますので、重要な電話には迅速に対応できます。

さまざまなニーズにも対応

会社の営業時間外でも電話対応してほしい、かかってきた電話の内容をレポートにしてまとめてほしいといったさまざまなニーズにも対応してもらえます。

電話代行業者を利用するメリットはいっぱいある!

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電話代行業者への問い合わせ方法をチェック!

電話代行サービスを提供している会社は多々ありますが、自分たちの求めるニーズを満たしてくれる業者を選ぶためにも業者選びは慎重に行う必要があります。電話代行サービスを行っている会社の多くがホームページを持っており、そこに電話連絡先やメールアドレスといった問い合わせ先がありますのでそこに連絡をしてみましょう。後日営業担当者が会社まで来てくれて詳しい話をしてくれるサービスや会社に関する詳しい資料を送ってくれます。

電話代行業者の主なサービス内容

電話代行業者は複数あり、その業者によって提供しているサービスが異なります。基本的なサービス内容は電話応対になります。契約している企業にかかってきた電話が自動的に電話代行業者に転送されますので、専任のスタッフが対応してくれます。業者によって基本プランに含まれているサービス内容が変わり、たとえばクレーム対応してほしい、社員のスケジュールを登録してほしいといった必要なサービスが基本プランに含まれておらず、オプション扱いとなることがあります。

電話代行に依頼先を選定する際にチェックして欲しいポイント

電話代行業者を決めるときに基本プランをチェックすることも重要になります。業者によって基本プランの内容が異なり、必要なオプションを付けると月々の料金が変わります。値段だけで比べるのではなくサービス内容と価格の両方を見て、業者を比較するようにしましょう。代行業者の対応も重要なチェックポイントのひとつになります。会社のサービス内容について詳しく説明してもらえる、こちらの質問に対して丁寧に回答してもらえると信頼できるからです。

電話代行の導入を検討中の企業からの疑問

かかってきた電話をどうやって受け取るの?

NTTなど電話会社から提供されている転送サービスを利用しています。契約企業あてにかかってきた電話を局内で切り替えて登録先(電話代行業者)に転送してもらっています。

事務所にスタッフがいるときは自社で電話を受けたいのですが

簡単な設定で切り替えが可能です。電話を自社で受けるのか、代行業者で受けてもらうのかは指定の番号に連絡するだけで切り替えられるようになっています。

複数の会社の電話代行サービスを受けていますが、どうやって会社情報を把握するのか

電話が代行業者にかかってくると会社名が表示されるようになっていますので、スタッフはそれを見て会社情報を把握できるようになっています。

どのようなサービスを申し込んでいいのかわからないのですが

最適なプランをご提供できるように、営業スタッフが相談に応じます。代行業者に求めるサービスやニーズを明確にしていただくことで、必要なプランとサービスがわかりやすくなります。

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